lunes, 28 de noviembre de 2016

GUÍA PARA EL MANTENIMIENTO DEL LOCAL DE MI NEGOCIO.

UN PLAN DE MANTENIMIENTO

En estos nuevos tiempos, donde convertirse en emprendedor es cada vez más frecuente, nos encontramos con pequeños nuevos negocios (cafeterías, perfumerías, gabinetes de estética…) que muchas veces necesitan de un local para desarrollar su actividad.

Todo empieza por definir hacia dónde quieres dirigir tu actividad, elegir un local que se ajuste a tus necesidades, encargar los proyectos de reforma y actividad, encargar la obra, equipar el local y, finalmente, abrir al público.  Todo eso acompañado de nuevas obligaciones de carácter fiscal como impuestos, declaraciones, facturas…

¿Habías pensado que también deberías implantar un plan de mantenimiento?
El problema del mantenimiento es su invisibilidad.  Es algo parecido al arbitraje en el deporte, cuando se hace bien, pasa desapercibido, pero si es deficiente, todo son quejas, además de las consecuencias.

Hoy, en Ingenieríapara Optimistas, vamos a dirigirnos al pequeño comercio, al autónomo cuyo negocio está ligado a un pequeño local y le vamos a dar unas pautas para que su lugar de trabajo se mantenga como se espera, sin averías en la medida de lo posible, y sin que éstas afecten al normal funcionamiento de la actividad.
Fuente: freedigitalphotos.net



CUÁNDO Y CÓMO EMPEZAR

Para “el cuándo” la respuesta es que cualquier momento es bueno, y cuanto antes mejor.  Cuanto más se cuide una instalación, además de durar más, se podrán evitar paradas de funcionamiento por fallos (por ejemplo, rotura de piezas) que afecten a nuestras ventas (imagina que se estropea el aire acondicionado de una boutique de ropa, seguramente los clientes permanecerán menos tiempo mirando percheros, y además les apetecerá pasar a los probadores mucho menos).

Y para “el cómo”, un consejo: nunca digáis “yo me desentiendo, porque yo de esto no entiendo”.  Posiblemente, tampoco supiéramos mucho de llevar un negocio antes de habernos puesto con ello. Implicarse es tan sencillo como recopilar qué tenemos, qué profesionales nos pueden ayudar y, con la información que obtengamos de ellos, comprobar que se van cumpliendo correctamente las frecuencias de las revisiones.


MANTENIMIENTO PREVENTIVO

CONCEPTO.- Básicamente, es aquél que se realiza de forma periódica para comprobar que el funcionamiento de la instalación es el correcto (por ejemplo, la revisión de un alumbrado de emergencia) y/o para realizar una intervención de reposición de algún elemento de los que se consumen o desgastan por el paso del tiempo, antes de que lleguen al final de su vida útil, (por ejemplo, la sustitución del contenido en los extintores de incendios).
Fuente: freedigitalphotos.net

REVISIONES OBLIGATORIAS.- Lo son por normativa.  Podrían retirarnos la licencia de actividad por no justificar su cumplimiento.  En nuestro caso, el de pequeños locales, las más usuales van a ser los dos primeros de esta lista:
  • Extintores para el fuego.  
  • Tratamientos DDD (desinfección, desinsectación y desratización), para actividades relacionadas normalmente con la alimentación.
  • Cámaras frigoríficas.  En el caso de almacenar alimentos perecederos.  La deben realizar empresas frigoristas registradas.
  • Ascensor. No es usual en el interior de pequeños negocios, pero los hay en algún caso, y están sujetos a mantenimiento normativo.
  • No es habitual contar con un depósito de agua.  Pero si lo hay, habrá que tener en cuenta las revisiones para la prevención de la legionelosis.


REVISIONES RECOMENDABLES.- Muchas de éstas son obligatorias por normativa en edificios, naves, o actividades que tengan determinadas características:
  • Cuadro eléctrico.  La mayoría de los incendios fortuitos tiene su origen en este elemento.  Es conveniente una revisión anual que garantice la ausencia de fallos por desgaste o fallo de algún interruptor o diferencial).  Debe realizarse por un electricista.
  • Alumbrado de emergencia.  Algo tan sencillo como apagar el interruptor principal del cuadro eléctrico y observar si todas las lámparas de emergencia se encienden de forma automática y correctamente.
  • Aire acondicionado.  La limpieza de filtros la podemos hacer nosotros mismos.  La asistencia de un climatizador profesional puede garantizar también el correcto funcionamiento del gas, prevenir goteos o malos olores.  Y en función del tipo de aparato, realizar las intervenciones previas que correspondan.
  • Placas solares. No es lo más usual.  Pero si, por nuestro tipo de negocio (por ejemplo hostelería) estamos obligados a disponer agua caliente, y ésta proviene de las placas solares, habrá que revisarlas.  No se suelen estropear por sí mismas, pero, por ejemplo, no les puede faltar en invierno líquido anticongelante.
  • Persiana metálica de cierre.  Tanto si es motorizada como si no, conviene realizar engrases periódicos y comprobar si hay fricciones al paso por las guías.  Si lo hay, también se realizan las oportunas revisiones al motor.
  • Si hay patio interior, también hay que mantener en buen estado los desagües y arquetas.  Sobre las canalizaciones de desagüe se actúa para despejar cualquier elemento que se haya podido introducir, garantizando la correcta evacuación y absorción de agua de lluvia.
  • Otros elemento menos frecuente podrían ser el grupo electrógeno (más típico en sitios de costa, donde en temporada alta son frecuentes los cortes de luz).
  • Y aunque no sea una una instalación, en caso de tener un pequeño jardín, o plantas, procura que el estado de las mismas sea óptimo.  El mantenimiento lo podemos hacer nosotros directamente, pero los amantes de las plantas sabemos que requireren otros cuidados además de regar, y resulta valorable contar con una empresa de jardinería.


LIMPIEZAS ESPECIALES.-  La falta de limpieza no va a entorpecer por sí misma mi actividad, pero sí es motivo para perder clientes.  No ponemos en duda la limpieza del día a día, pero conviene aprovechar este apartado para contemplar otras necesidades:
  • Elementos en altura.  Tanto lámparas descolgadas, como tubos de aire acondicionado vistos, o decoración suspendida en paredes o techos, entre otros, debe estar libre de polvo. Para todo esto no está habilitado el personal ordinario de limpieza, es necesario recurrir a una empresa de limpieza que nos provea de un empleado con la categoría de especialista.  Además dispondrá de los medios auxiliares necesarios para ello (escaleras, por ejemplo).
  • Cristaleras.  Como en el caso anterior, es realizado por especialistas.  Entre otros, ellos también pueden realizar, en la misma visita, la limpieza de los azulejos de los baños.
  • Antigrafiti.  Una de las opciones que nos ofrecen las empresas que se dedican a ello, es un tratamiento periódico de las superficies.  Parece que es lo más efectivo, y en caso de pintada, ésta se retira simplemente aplicando un producto que ellos mismos nos suministran.


MANTENIMIENTO CORRECTIVO

CONCEPTO.- Respondemos a realizar un arreglo una vez que deja de funcionar o se rompe un aparato.  (Y a veces ni eso, lo sustituimos directamente). Aparenta ser más económico porque no hay que realizar un desembolso previo, como en el preventivo, pero a la larga suele salir más caro, y no sólo por el coste directo de la reparación, sino también por las consecuencias que pueda tener en nuestro negocio (pensemos que vamos a abrir la puerta y el motor falla y, además, el accionamiento manual (que no solemos probar) se atasca. Nos veremos ante horas o días con nuestro local cerrado, citas canceladas…).
Fuente: freedigitalphotos.net

EN INSTALACIONES.- Si hemos contratado las revisiones arriba expuestas, el número de averías no podemos decir que desaparecerá, pero sí se verá minimizado.

REPARACIONES.- Incluimos en este apartado las pequeñas reparaciones “no técnicas” (por ejemplo un grifo que gotea cuando se abre, la cerradura de un cajón que se atasca, una manivela de una puerta que se engancha, una puerta que se descuelga levemente y roza con el marco, una bombilla que se funde…)  En general, se trata de actuaciones que, ni tienen una importancia relevante, ni requieren revisiones periódicas.
  • En este caso, si no somos capaces de arreglarlo nosotros mismos, lo que conviene es ir haciéndose con una lista de reparadores, para ir solucionando estos desajustes poco a poco, no permitiendo que nuestro local “envejezca” por acumulación de falta de pequeños cuidados.


A QUIÉN CONTRATAR

PROFESIONALES INDEPENDIENTES.  Gracias a internet, cada vez es más fácil hacerse con un listado de profesionales, homologados en caso necesario, para el mantenimiento de cualquier elemento.  Siempre recomiendo pedir al menos dos presupuestos, que deberán contemplar:
  • Precio por hora de mano de obra, por categorías (en ocasiones, si acuden dos personas, podrá figurar, además del oficial de 1ª, una categoría inferior, como peón ordinario, cuyo coste es menor).
  • Número de personas que van a acudir a realizar el servicio.
  • Coste por desplazamiento, en el caso de que lo haya.
  • Si conocéis de antemano qué pieza de repuesto es la que hay que instalar, podéis pedir también que se incluya en el presupuesto.  Lo normal es que se desconozca y no sea incluida en el presupuesto inicial.
Fuente: freedigitalphotos.net

EMPRESAS DE MANTENIMIENTO O DE MULTISERVICIOS.  Éstas cuentan con la ventaja de la centralización para la gestión de los avisos, lo que supone mayor comodidad para el cliente.  Otra ventaja sería el servicio de asistencia de urgencias 24 horas.  No tiene porqué resultar más caro, porque normalmente sus costes son menores.  Ellos se encargan del plan de mantenimiento preventivo y de ir proporcionándonos el profesional adecuado para cada uno de los problemas de tipo correctivo que vayan surgiendo.  Entre otras cosas, se pueden pactar:
  • Reparaciones puntuales (correctivo) bajo presupuesto previo y plazo para la entrega de ese presupuesto.

  • “Bolsa de horas”, para cualquier reparación puntual. (Lo más común es contratarla de forma mensual para la revisión y sustitución de los focos de luz que se van estropeando o fundiendo).
  • Un interlocutor único, al que podamos acudir como interlocutor único, para que nos oriente y aconseje con cualquier problema.  Las grandes empresas cuentan con un Facility Manager, o Gestor de Servicios, a tiempo completo en sus instalaciones, pero la mayoría de empresas de servicios cuentan con estos técnicos para atender de forma personalizada a sus clientes.
Fuente: freedigitalphotos.net


¿QUÉ OPINÁIS?

Si recordáis la publicación de Ingeniería para Optimistas sobre “5 Compromisos con Economía Circular” y lo enlazamos con este reportaje, podréis verificar cómo uno de las actitudes que podemos adoptar para colaborar con el Medio Ambiente, REPARAR, es también una fuente de empleo y una forma de alargar la vida útil de los materiales y de generar menos residuos.  En definitiva, REPARAR es poner nuestro granito de arena para cuidar lo que tenemos y, sin darnos cuenta, cuidar el planeta que heredarán nuestro hijos, las nuevas generaciones que nos irán precediendo.
Fuente: freedigitalphotos.net




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